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山東建筑大學實物檔案管理實施細則

浙江11选5玩法介绍:信息來源:檔案館 作者審核人:    發布日期: 2013-04-23    瀏覽次數:

体彩浙江11选5开奖结果查询 www.rdqhx.com 為了加強對實物檔案的管理和收集、整理工作,有效地?;ず屠檬滴锏蛋?,根據《高等學校檔案管理辦法》,結合我校具體情況,特制定本細則。

實物檔案是指以便于保管的物質實體為載體,反映學校在教學、科研、管理、對外服務及社會交往等活動中的歷史真實面貌,對學校和社會有珍藏和利用價值的特定物品。

實物檔案管理是學校檔案工作的一項重要內容,各單位負責檔案工作的領導及兼職檔案員,要認真做好實物檔案的歸檔工作,保證學校在教學、科研、管理、對外服務及社會交往等各項活動中產生的珍貴的、有價值的實物檔案完整的保存下來。

一、實物檔案管理的基本原則

 1、實物檔案采取分級管理的原則。凡能夠全面反映學校真實歷史面貌具有保存和利用價值的實物檔案,集中存放在學校檔案館,反映學校局部面貌具有保存價值的實物檔案存放各部門。

 2、實物檔案的管理級別由檔案館確定;實物檔案的歸檔工作由檔案館進行監督、檢查和指導。

3、實物檔案屬學校財產,任何部門不得違反實物檔案分級管理的原則;任何個人不得把實物檔案占為己有。

4、凡屬檔案館統一保存的實物檔案,有關部門如有需要可以辦理借出手續,但時間不得超過半年,在陳列中如有損壞、遺失等情況或逾期不交還者,學校給予通報批評,并按實物價值予以經濟處罰。

5、實物檔案必須科學管理,有序存放,并要編制系統、完整的案卷目錄和檢索工具,做到查找方便。

6、保存實物檔案的庫房要有必要的防護措施,其管理人員必須嚴格執行安全和保密制度。

二、學校集中保管的實物檔案歸檔范圍

1、中央、省、市各級領導及社會名流為學校所寫的題詞和贈送的字畫。

2、學校及各學院(部)、各職能部門不同時期的印章。

3、學校從事教學、科研、管理和對外服務各項活動(包括文藝、體育各種比賽)中獲得的獎章、獎杯、獎牌、獎旗、獎狀、獎勵證書(省、部級及以上)。

4、在國際交往中,國際友人贈送的紀念品,包括特制的紀念盤、紀念章、紀念幣、紀念杯等。

5、中外校友贈給母校的各種有保存利用價值,便于保管的特定物品(包括校慶接收的各種符合條件的紀念品等)。

 6、學校根據特殊需要通過征集等方式獲得的具有保存和利用價值的特定物品。

 7、反映學校不同階段的工作證、學生證、畢業證書、學位證書、?;?、紀念章等(樣品)。

三、學校館藏實物檔案的整理與標識

  1、實物檔案的整理與標識應嚴格按照歸檔要求、分類標準執行。

  2、分類編號

 一級類目的設置與標識:

 采用類目名稱主詞的漢語拼音的第一個字母 “SW”,即“ShiWu(實物)”的縮寫。

二級類目的設置與標識:

二級類目是對一級類目的細分,按實物檔案的載體形式進行設置。二級類目的標識,采用阿拉伯數字“雙位制”。

11 題詞、字畫

12 錦旗

13 證書、獎狀

14 印章

15 牌匾

16 獎杯、紀念杯、紀念盤

17 ?;?、紀念章、獎章、紀念幣

18 其它類

三級類目的設置與標識:

三級類目采用院(系)、所、機關各單位的代碼進行設置與標識(具體見代碼表)。

3、檔案館館藏實物類檔案檔號

全宗號+年度號+類目號(一級類目+二級類目+三級類目)+實物編號

模式如下:

07-2006-SW11·16-1~n

                                        實物編號

                              化學學院(三級類目)

                              題詞、字畫類代號(二級類目)

                              實物類代號(一級類目)

                              年度號

                               全宗號

      注:實物編號按最下位類目流水,年度用自然年度。

四、學校館藏實物檔案的歸檔時間

歸檔時間于次年五月底之前向檔案科移交。

五、學校館藏實物檔案的保管期限

學校館藏實物檔案的保管期限一律為永久保存